POLITICA PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Teniendo en cuenta la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Decreto Nacional 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para tratamiento y protección de datos personales, el GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S. presenta la Política Para El Tratamiento Y Protección de Datos Personales. Esta política es aplicable a todas las bases de datos que por diferentes medios obtenga el GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S.
El responsable del tratamiento de datos es el GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S, identificado con Nit. No. 900.132.873 – 4, Calle 30 A No. 6 – 22 Of. 404, Teléfono 320 5665 y 320 5705, con Certificado de Cámara y Comercio de Bogotá
- Marco Legal
La siguiente política para el Tratamiento de Datos personales ha sido elaborada en concordancia con el siguiente marco normativo:
– Constitución Política de Colombia, Artículo 15
– Ley 1266 de 2008
– Ley 1581 de 2012
– Decreto 1727 de 2009
– Decreto 1377 de 2013
- Alcance de la Política de Privacidad
Esta política se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., en los eventos en los cuales se le considere como responsable y/o encargado del Tratamiento de Datos Personales, conforme a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S.
- Definiciones
Para los efectos de comprensión de la presente política, los siguientes términos se entenderán en la forma que se definen según el Art. 3 de La Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, según se transcriben a continuación:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Privado: aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato Público: Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos aquellos relativos al estado civil de las personas, su profesión, el número de cédula, y otros datos contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.
Dato Semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
Datos Personales: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Adicionalmente, el Dato Personal debe permitir, en mayor o menor medida, la identificación del Titular. Estos incluyen, pero no se limitan a nombre, apellido, correo electrónico, teléfono, dirección y cualquier información vinculada al Titular.
Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.
Titular: Persona natural cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
Titular de la Información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de habeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la presente ley.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano: Es el conjunto de normas que regulan el Tratamiento de Datos Personales en el territorio colombiano tales como, el artículo 15 de la Constitución Política colombiana; la Ley 1581 de 2012; el Decreto 1377 de 2013; la Sentencia C-748 de 2011, y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
- Principios
Principio de Legalidad En Materia de Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones de Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones legales vigentes aplicables.
Principio de Finalidad: El tratamiento de datos personales por e GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento de datos personales, GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., garantiza al titular, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. Para estos propósitos la obligación de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., será de medio.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentren en Bases de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenden el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Los titulares de los datos personales suministrados a GESTIÓN INTEGAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., por cualquier medio escrito, físico o electrónico, aceptan el tratamiento de los mismos y autorizan a GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., a su uso cuando sean proporcionados al ingresar de manera voluntaria a las instalaciones, por medio de Registro de Proveedores, correos electrónicos, suscripción de contratos, etc.
- Finalidades y Tratamiento Al Cual Serán Sometidos Los Datos Personales
Los datos personales que GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., recolecte, almacene, use, circule y suprima, serán utilizados para las siguientes finalidades:
– Gestión de Proveedores Y Contratistas
El tratamiento de los datos se realizará con fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes y servicios que requiera GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., para su funcionamiento.
– Gestión del Capital Humano
La información relacionada con los empleados será tratada con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones establecidas contractualmente.
– Gestión de Riesgos y Emergencias
Con el fin de cumplir con el Plan de Emergencias de GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., realizar una adecuada Gestión de Riesgos y atender de manera oportuna una emergencia, es necesario tener información que nos permita analizar la carga ocupacional histórica y conocer en tiempo real la información de residentes, funcionarios y visitantes que se encuentren en las instalaciones.
– Gestión de Copropietarios y Arrendatarios
En el desarrollo de los diferentes procesos administrativos y operativos, GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., debe tratar datos personales y/o corporativos de cada uno de los copropietarios y/o arrendatarios de las distintas copropiedades que administra.
Según el Art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
– Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
– Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esa ley y a la Constitución.
– Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
– Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Nota: El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento es GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., tal como aparece en el primer punto de esta Política.
Teniendo en cuenta lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., procederá a efectuar el Tratamiento de los datos personales de niños(as) y adolescentes, respetando sus derechos fundamentales y garantías. En caso de que GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., requiera darle Tratamiento a los datos personales de menores de edad, obtendrá autorización por parte del Representante Legal o Guardador del menor.
- Peticiones, Consultas Y Reclamos
El Titular o Representante y/o Apoderado del Titular puede tramitar peticiones, consultas y/o reclamos de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito a GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., Calle 30 A No. 6 – 22 Of 404, Teléfonos: 3205665 – 3205705, correo electrónico: auxiliar@integralph.com.
Para dar trámite a peticiones, consultas y reclamos, se verificará la identidad del reclamante, quien deberá ser el Titular de la información o Representante y/o Apoderado.
Estas deben contener:
– Nombres y apellidos completos del Titular de la información
– Número de identificación del Titular de la información
– En caso de no ser el Titular, se debe adjuntar el poder que lo acredite con como Representante y/o Apoderado
– Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular de los datos
– Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, consultas y reclamos
– Dirección física o electrónica de notificación
– Petición, consulta y/o reclamo
Si la solicitud resulta incompleta, GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., requerirá al interesado dentro de los cincos días hábiles siguientes a la recepción de esta para que subsane las falencias. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., tendrá quince días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo, para resolver la reclamación, término máximo previsto por la ley, siempre y cuando se encuentren completos.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término GESTIÓN INTEGRAL DE PROPIEDAD HORIZONTAL S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás nomas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
- Entrada En Vigencia
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de enero de 2018.
Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
